Enfocados al día a día, hacemos hincapié en la eficiencia, por ello, nos paramos a pensar en la cantidad de procesos de negocio, en los que el dato es la clave en esa cadena de tareas. Por ejemplo, detectamos que con él se realizan tareas repetitivas, se realizan varias búsquedas, varias veces en diferentes sistemas y/o aplicaciones en busca de otros datos que, a su vez, son empleados en búsquedas, enviados por correo, informando a otros sistemas, en la mayoría de los casos para reportar a uno a o varios sistemas toda esa cantidad de información recopilada.

Si pensamos en la cantidad de veces que hacemos una búsqueda del mismo dato y de la introducción de este varias veces en otros sistemas, detectamos que el proceso no es eficiente, ya que toda esta labor la podríamos optimizar con una solución eficiente.

Así nace Zero Back Office, nuestra solución end-to-end con la que transformamos los procesos de negocio de las empresas integrando tecnologías de mercado y componentes propios para analizar, mejorar y orquestar todos los procesos y hacer que su gestión sea más eficiente, rápida y efectiva. A priori nace como idea, la cual hemos moldeado bajo nuestro lema de Transformación Eficiente, pero…

¿CÓMO SE TRASLADA ESA IDEA A LA REALIDAD?

Zero Back Office es una solución integral que cumple un diagrama de cuatro líneas de actuación:

Zero back Office by pfsGROUP

  1. Gestión eficiente de las comunicaciones, omnicanal: donde se identifican las tareas a realizar en función de los documentos y contenidos recibidos, y las reglas de negocio establecidas.
  2. Procesado de la documentación: donde se convierte en información inteligente, tipificando y extrayendo los datos de los documentos recibidos mediante IA, entrenada para generar contenidos estructurados y procesables.
  3. Del documento al dato: donde, a partir de la información procesada, se identifican y realizan las acciones necesarias sobre el back office de la compañía y otros sistemas.
  4. Cuadro de mandos de reporting: donde tener el control de la actividad y hacer su seguimiento en todas las fases.

Veamos un caso de uso para ver el potencial de la solución de Zero Back Office.

CASO DE USO: ZERO BACK OFFICE

Tenemos un proceso cuya fuente de entrada de datos es el correo y que, posteriormente, debe ser introducido en diferentes sistemas, incluyendo la búsqueda de datos, información adicional a los datos presentados en ese correo, etc.

Con ZBO, una vez identificados los correos, se extraen de cada uno de ellos los datos necesarios, tanto del propio mail como de los archivos adjuntos, de forma que quedan separados para tratarlos de forma independientes en los siguientes sistemas en los que deben ser informados. La integración con el Back Office puede ser llevada a cabo mediante RPA, APIs y WS.

 

Caso de uso Zero Back Office

Entre los módulos que se incorporan en la solución de ZBO de automatización e integración con los procesos de negocio podemos mencionar:

  • Gobierno de correos: se habilita la posibilidad de recepción y envío de correos, monitoreo de grupos de buzones, analítica de contenido, interpretación de adjuntos, etc.
  • Trazabilidad: posibilidad de creación de un ciclo de vida y monitoreo de issues de información.
  • Lectura e interpretación de documentos: aplicamos una gestión de datos a través de la utilización de OCR, plantillas y técnicas de IA, permitiendo la extracción, análisis e interpretación de los datos recibidos en correos electrónicos y sus anexos.
  • API de gestión documental: nuestro servicio API de gestión documental nos permite integrarnos con diferentes fuentes de documentación.
  • Servicio de notificaciones: nos apoyamos en websockets para hacer un seguimiento “real- time” de los eventos importantes del sistema.
  • Integraciones para el consumo de servicios web (WS/REST): disponibles de acuerdo con la operativa de negocio, dotando de una interfaz de comunicación que permite integrarse con cualquier sistema.

Con todas estas piezas vemos cómo desde una fuente/origen de datos, estructurada o no, podemos seguir el ciclo de vida del dato pasando por todas las tecnologías necesarias para tratarlo e informar a los sistemas o aplicaciones propias del proceso, de la forma más eficiente posible, es decir, Zero Back Office.