Todo el mundo ha oído hablar alguna vez de la implantación de un ERP en una compañía.

En algunas ocasiones, este cambio viene motivado por un crecimiento de la compañía donde los nuevos requisitos no son soportados por los sistemas de gestión actuales (multi-divisa, multi-sociedad, multi-idiona, etc…) en otras ocasiones, el sistema es tan obsoleto que no existe un soporte humano en el mercado que pueda gestionar incidencias o evolutivos y en caso de haberlo supone pagar un alto precio. También puede darse el caso de fusiones o adquisiciones donde unificar todo en un sistema existente es más costoso y menos eficiente que tirar todo abajo y construir un ERP global de la compañía.

En todos estos casos existe un mismo punto de partida que hay que tratar cuidadosamente “un proyecto de implantación no es cambiar un sistema informático de gestión únicamente, va más allá, englobando tres pilares fundamentales: la Tecnología, los Procesos y las Personas”. Al final del camino y gestionando estas tres piezas cuidadosamente, el proceso converge en satisfacción global y éxito del proyecto.

Siendo conscientes que gestionar un proyecto de este tipo de forma adecuada es clave de éxito y que cualquier persona no está capacitada para hacerlo, hay perfiles especialistas en el mercado que dedican su carrera profesional a dar solución y apoyo en este ámbito y están continuamente en formación.

Gartner, analista del mercado tecnológico, afirma que entre el 55% y el 75% de todos los proyectos ERP fallan en su implementación.

En este artículo vamos a ofrecer una visión general de todos los aspectos que se deben tener en cuenta a nivel de un PMO para cumplir satisfactoriamente con un proyecto de implementación de un ERP.

Qué ERP elegir

Pese a no ser un pilar fundamental en el proyecto de implantación, elegir correctamente el ERP adecuado ayudará mucho en el éxito del proyecto.

No es recomendable rendirte sin más a los pies de las grandes marcas por el hecho de ser líderes destacados con muchísimas funcionalidades. Presta atención a los siguientes consejos:

  • Prioriza sobre el coste que el sistema sea amigable, intuitivo y en conclusión de fácil manejo. La implantación es una inversión a largo plazo, donde comenzarás a ver resultados y eficiencia con la rueda en movimiento.
  • Tu proveedor del ERP debe ser una empresa con bases sólidas, para ello básate en referencias de proyectos similares y casos de éxito que sean contrastables.
  • Si deseas un ERP que persista en el tiempo, asegúrate que el fabricante esté alineado con esta filosofía y tenga un roadmap de producto dinámico e innovador que permita mantener el sistema actualizado incorporando mejoras y nuevas funcionalidades.
  • Cada vez con mayor frecuencia se apuesta por movilidad en el puesto de trabajo, asegúrate que tu ERP, además de ser soportado por un portátil, tenga conectividad y funcione en dispositivos móviles con las mismas funcionalidades. .
  • Se debe tener en cuenta la posibilidad de implantar el ERP en Cloud u On premise para determinar el hardware necesario.

 

Gestión del cambio

La gestión del cambio es fundamental para el éxito de un proyecto de implantación, un proyecto con acciones destinadas a favorecer la gestión del cambio permitirá que el nuevo sistema cause impactos menores y sea mucho mejor aceptado por las personas de la compañía.

La dirección o el CEO de la empresa, como pilar central en el proyecto debe estar 100% comprometida con este cambio y debe tener visión global del proyecto, por lo tanto, es fundamental asegurar que se cuenta con el compromiso y respalda el proyecto.

Este compromiso debe ir en cascada de arriba a abajo en tu compañía, para ello lo ideal es que la alta dirección traslade el mensaje de implantación como un deber de todos, de manera que se sientan partícipes y piezas clave.

En definitiva, la gestión del cambio con una política de comunicación transparente permitirá que el proyecto de implantación no quede en un fracaso. Un buen gestor de proyecto debe hacer sentir a toda la organización implicada con el cambio de ERP.

Es bueno tener en cuenta que un usuario familiarizado con el nuevo sistema ayudará a eliminar barreras al cambio. Realizar un Plan de Formación continua basado en píldoras de formación desde las fases iniciales permitirá tener cierto rodaje de cara a las pruebas de aceptación y solvencia en el arranque, al menos por los usuarios más directos.

 

Pasos a seguir en un proyecto de implementación de ERP

Existen diversas metodologías a seguir y diferentes técnicas a aplicar. No suelen ser unas mejores que otras, sino la forma en cómo se aplique. No sirve de nada aplicar una metodología si realmente pasas por alto aspectos claves de esta. Por ejemplo, la estrategia de migración o la estrategia de formación son aspectos muy relevantes embebidos dentro de la fase de implementación de la metodología que la PMO debe de gestionar y tratar con detalle.

Las fases que comúnmente existen en cualquier proyecto de implantación son:

  • Análisis: esta fase consiste en el entendimiento de la manera de trabajar del cliente al máximo nivel de detalle con el objetivo de extraer todos los requerimientos que el nuevo ERP debe cubrir.
  • Diseño: en esta etapa del proyecto, se deben aterrizar todos los requerimientos detectados al máximo detalle con la tecnología a implementar. Es el momento de revisar grados de cobertura del sistema y determinar si estos requerimientos son soportados de manera estándar por el nuevo ERP. No siempre ocurre así, pero se debe apostar por la solución estándar en la medida de lo posible, ya que evitará dolores de cabeza futuros y elevados costes de mantenimiento.

El equipo de implantación debe estar hábil y los consultores deben tener visión global, más allá de su propio módulo, esto favorecerá construir una solución que aproveche sinergias entre módulos y evitará desarrollos a medida.

Con esta mentalidad. es obvio que la forma de trabajar va a cambiar, por ello es tan importante la gestión del cambio que minimice impactos en los puestos de trabajo.

 

  • Implementación: es una fase muy importante del proyecto. Se lleva a cabo la instalación y puesta en marcha. Durante la misma tiene lugar la migración de datos, la formación a usuarios y la correcta gestión de interfases con otros sistemas con los que debe interactuar el ERP.

Estos aspectos, son considerados casi como estrategias a parte dentro de la metodología debido a gran peso y responsabilidad que tienen en el éxito del proyecto.

 

  • Post-implementación: en esta etapa es importante que el equipo de consultoría continúe prestando apoyo a los nuevos usuarios del sistema. Es importante acordar un modelo de soporte aceptado por todas las partes implicadas.

 

¿Cuánto tiempo se tarda en la implantación de un ERP?

En cuanto al tiempo estimado, no es una respuesta sencilla ni predecible con certeza.

Desde la dirección de proyecto, es importante identificar antes de comienzo del proyecto de implementación el alcance de la solución (módulos a incluir) y junto con el conocimiento de la compañía (volumen de personas y tareas, volumen de datos, estandarización de procesos y documentación de los mismos…) se debe fijar un calendario aproximado para determinar una fecha de arranque.

Posteriormente, estos requerimientos a muy alto nivel deben ser trasladados al equipo implementador para que determine la viabilidad y llegar a un acuerdo de las fechas fijadas y disponer de un equipo correctamente dimensionado y preparado.

Al final, el tiempo de implantación dependerá en gran medida del software escogido, la dificultad de los procesos de la empresa y las modificaciones necesarias para adaptarlo a las exigencias de la compañía.

 

Metodología para gestionar correctamente un proyecto de implantación

Es muy frecuente el uso de metodologías Agile en determinadas fases donde el contacto con el proveedor tecnológico es continuo. Este aspecto es muy importante sobre todo en fase de diseño del modelo.

En este sentido, el equipo de consultoría no realizaría un entregable completo, si no que se realizarían entregas parciales periódicas en cortos periodos de tiempo que irán siendo sometidas a valoración por parte de usuarios de la compañía.

Mediante esta forma de trabajo, el usuario se siente involucrado durante todo el proceso, se evita que exista un entregable demasiado extenso para validar, donde el usuario no dispone de tiempo para estudiar por completo y se evitan discrepancias y necesidad de rehacer tareas tras un largo periodo de trabajo.

Durante la fase de implementación, el usuario también puede ir testeando periódicamente la solución implementada, de manera que va familiarizándose con el nuevo ERP y permite ir incorporando posibles requerimientos que no se habían detectado originalmente.

Todo esto es favorecedor, pero se debe tener mucho cuidado en la implementación continua ya que puede dilatar el proyecto y las desviaciones en tiempo y coste pueden llegar a ser excesivas.

La PMO no debe estar relacionada como un árbitro o un policía, sino más bien debe entenderse como un facilitador que conoce perfectamente cómo se debe abordar un proyecto de implantación y gestiona toda la información que se genera durante el proyecto y en base a esta debe idear un sistema de medición que sea aceptado por todos los implicados en el proyecto.

La PMO debe estar en constante comunicación con los jefes de proyecto y las partes implicadas directamente (usuarios y equipo de implantación), además debe tener contacto con la gerencia de otras áreas de la compañía a fin de entender proyectos paralelos dentro del marco estratégico de la compañía que puedan surgir y determinar cómo puede verse afectado el proyecto de implementación e ERP.

Esta oficina de gestión de proyecto debe ser entendida como el agende del cambio y factor de éxito para la implementación. Dará información crítica a las capas más altas de la dirección de la compañía, unificará procesos analíticos para la toma de decisiones del proyecto y favorecerá el uso de buenas prácticas para llevar a cabo las iniciativas de la compañía.

En resumen, la PMO es el centro de excelencia en la ejecución del proyecto, da visibilidad a las actuaciones que se llevan a cabo, gestiona que se logra el alcance en los plazos comprometidos, identifica y trata los riesgos y genera métricas favoreciendo constantemente acciones correctoras para garantizar el éxito del proyecto.