«La contabilidad es uno de los pilares fundamentales para el funcionamiento de cualquier empresa debido a que refleja la realidad económica y financiera de la misma, permitiendo tener el control y la visión global necesaria del negocio. La Inteligencia Artificial resulta clave para su mayor eficiencia».

El área de contabilidad de cualquier compañía genera y recibe grandes cantidades de documentos como facturas, recibos, albaranes, etc. que se deben procesar de la forma más eficiente posible. La mayoría de estos documentos, por ejemplo, las facturas, llegan todavía en papel o a un buzón de correo electrónico específico para ello al que acceden varias personas de administración para procesar las facturas de los proveedores.

Este procesado de facturas y su contabilización es una tarea manual, tediosa, propensa a errores humanos que requiere la participación de personas con ciertos conocimientos para hacer una tarea repetitiva que, con grandes volúmenes diarios de documentos, se vuelve totalmente ineficiente e improductiva.

Como aspecto relevante a tener en cuenta, las compañías necesitan que el proceso de recepción, validación, contabilización y almacenado de las facturas se haga sin errores y de la forma más ágil posible por lo que cualquier mejora en esta área puede tener un impacto importante en la empresa y en la satisfacción de su ecosistema de proveedores pues recibirán los pagos por sus productos y servicios en tiempo y forma.

El valor de la Inteligencia Artificial e IDP (Intelligent Document Processing)

Actualmente, la Inteligencia Artificial tiene el potencial de revolucionar este proceso automatizándolo desde la recepción y clasificación de la factura por email, pasando por el reconocimiento y extracción de los datos relevantes de la misma para, finalmente, lanzar el flujo de validación e introducir estos datos en los sistemas de contabilidad o el ERP de la empresa.

Esto se puede hacer gracias a la tecnología IDP (Intelligent Document Processing) o Procesado Inteligente de Documentos, con la que entrenamos un software que por debajo utiliza un modelo de Inteligencia Artificial para que, automáticamente, procese la factura y extraiga la información relevante de la misma sin importar el formato o la variabilidad que pueda tener.

De esta forma se acelera el tiempo de procesamiento, se elimina el error humano y se reduce el coste total del proceso. Pero no sólo eso, con la agilidad y precisión conseguida, se reduce el riesgo de no pagar en plazo a los proveedores y, por tanto, la satisfacción de un componente importante en cualquier empresa.

¿En qué se diferencia la tecnología IDP de un OCR tradicional?

A pesar de que un OCR (Reconocimiento Óptico de Caracteres) es necesario y forma parte de una solución IDP (Procesado Inteligente de Documentos), este es una pieza más de un puzzle de diferentes tecnologías complementarias para lograr un objetivo.

IDP utiliza tecnologías de Inteligencia Artificial como aprendizaje automático (ML) y procesamiento del lenguaje natural (NLP) para capturar, clasificar y extraer datos importantes de cualquier documento, sin el uso de reglas ni plantillas, de la misma manera que lo haría una persona.

De esta forma, cuando el formato de las facturas o documentos que se reciben cambia, ya no se verá afectada la precisión en la extracción y, en caso de hacerlo, el modelo se puede entrenar fácilmente por usuarios de negocio, eliminando la necesidad de involucrar a Informática ante estos cambios de formato.

Beneficios en el procesado de facturas

La adopción de una solución de IDP o Procesado Inteligente de Documentos contribuye a mejorar la eficiencia y acelerar el proceso de recepción, validación y contabilización de facturas.

Además, permite ahorrar costes y potenciar la productividad de los empleados para que puedan hacer otras actividades de más valor. Combinado con RPA (Robotic Process Automation) esta tecnología está llamada a ser una solución ganadora para automatizar extremo a extremo no sólo el procesado de facturas sino también cualquier proceso cuyo input sea un documento.

En resumen, los beneficios del impacto de una iniciativa de IDP en el procesado de facturas son:

  • Reducción del coste de hasta el 60%
  • Reducción en horas de personal de hasta el 40%
  • Incremento 10x de la velocidad en el proceso
  • Eliminación del error humano del 99%
  • Reducción de los ciclos de validación
  • Incremento de la productividad de los empleados

Algunas opciones de IDP en el mercado

Si tu empresa está dispuesta a iniciar una transformación eficiente del procesado de facturas, a continuación, presentamos algunas alternativas de herramientas de IDP propias y de nuestros partners tecnológicos a considerar para agilizar y mejorar este proceso:

 ¿Qué nos espera en el futuro?

El procesado inteligente de documentos y más concretamente su uso para extraer datos relevantes de facturas está empezando a implantarse en grandes empresas que lo ven como una herramienta esencial para ser más eficientes en una parte crítica del negocio. Otras están dando sus primeros pasos haciendo pruebas de concepto o pilotos para ver cómo encaja y el valor que aporta en sus organizaciones.

A medida que la tecnología de Inteligencia Artificial para el procesado de facturas evolucione, vamos a ver mayores innovaciones y avances como la auditoría automática de gastos, la posible detección de fraude o inconsistencias, la identificación predictiva de patrones de gastos o la priorización automática de pagos basada en reglas entre otros.