«Con la llegada del COVID-19, negocios de todos los sectores se han visto afectados. Ciertos sectores como el turismo y la hostelería, el aeroespacial o electrónica de consumo, se han visto afectados negativamente, mientras que otros sectores como el sanitario, el comercio minorista esencial y el sector público se han visto ante una demanda en exceso«.

Hagamos una reflexión y veamos cómo hemos actuado, esta experiencia nos conlleva a reflexionar hacia qué podemos mejorar, qué cambios debemos realizar en nuestra organización para ser más eficientes operativamente.

Se ha demostrado que los softwares de robots, la inteligencia artificial, los automatismos han jugado y juegan un papel importante en esta situación excepcional y lo van a seguir haciendo en la nueva realidad que viene, sin embargo, hay organizaciones en las que este tipo de tecnologías no formaba parte de su plan de eficiencia, y otras que ya se estaban planteando este tipo de iniciativas. Ahora ya sabemos, de primera mano, qué son capaces de hacer, ahora ya hemos visto los puntos de nuestra organización en los que hemos sido débiles y ahora es el momento de reforzarlos.

Pero… ¿Cómo mejoramos la eficiencia operacional?

La eficiencia operacional generalmente se considera como tiempo, recursos y fondos bien administrados. A menudo inspeccionamos la productividad de la organización para medir la capacidad general de mejorar las ganancias. Esta misma lente se puede usar para ver procesos individuales, como pedidos para cobrar, de abajo hacia arriba para mejorar el margen operativo o las ganancias al realizar los procesos de manera más barata, mejor o más rápida. Para medir el beneficio generado por la mejora de las operaciones, debemos comprender cómo se están convirtiendo los insumos en productos en tres estrategias de alto nivel:

  • Más barato: lo mismo por menos, es decir, el mismo producto por menos insumos (al reducir los gastos operativos, gastos de capital, etc.).
  • Mejor: más por lo mismo, es decir, lograr más resultados (o procesos sin errores más compatibles) para la misma entrada.
  • Más rápido: mucho más por menos, es decir, lograr mucho más rendimiento en menos tiempo, incluso si requiere más información (gastando selectivamente en tecnología, marketing, etc.).

En el siguiente ejemplo hablamos de cómo mediante la combinación de tecnologías de automatización robótica de procesos y la inteligencia artificial podemos mejorar la productividad, la eficiencia y la eficacia de un departamento o área de contabilidad para procesar facturas.

Eficacia Operacional en el departamento y área de contabilidad

Imaginemos una empresa cuyo volumen de clientes y proveedores es muy elevado, el departamento encargado de recibir y contabilizar las facturas de cada uno de sus proveedores conlleva una cantidad de tiempo y de personas alto, a diario se recibe un gran volumen de facturas vía mail, en donde un equipo de personas tiene que recoger los datos de estas e introducirlos de forma manual en su sistema contable.

Acciones tales como como tener un robot implementado que lea automáticamente todas las facturas recibidas por mail, carpetas compartidas, gestores documentales, o recibidas por cualquier otra vía digital, extraer sus datos mediante técnicas de IA e introducirlos en el sistema contable o financiero, ya supone un ahorro significativo en tiempo y dedicación, así como la disminución de errores a la hora de introducir los datos.

Este es un claro ejemplo que cumple las tres estrategias anteriormente mencionadas.

Para mejorar la eficiencia operacional, hay qué detectar en qué puntos/procesos hemos sido débiles, y buscar las alternativas posibles de cómo darles respuesta y elaborar un plan de eficiencia que cumpla con los siguientes objetivos:

  • Reducción de costes.
  • Aumento de la calidad y la precisión.
  • Incremento de la productividad.
  • Agilidad y rapidez.
  • Mejora del cumplimiento y la seguridad.
  • Satisfacción de empleados y clientes.

 

Diana Argudo, Directora de Desarrollo de Negocio de pfsTECH.