Has oído hablar de RPA y de los beneficios que aporta: ahorro de tiempo, coste, eliminación de errores, liberar a tus empleados del trabajo repetitivo… Pero ¿cómo llevar todos estos beneficios a tu empresa? ¿Cómo presentarlos ante el Comité de Dirección? Demostrar el potencial de RPA requiere la capacidad de medir su implementación y predecir su expansión. Sin las métricas de rendimiento de RPA, es difícil demostrar sus beneficios a las partes interesadas.

 

Para medir RPA es imprescindible establecer objetivos concretos y alinearlos con métricas que nos permitan evaluar nuestro progreso. Mediremos mensualmente cada métrica de rendimiento para, a final de año, realizar una revisión que nos ofrezca una visión integral del ritmo y la escala.

Con las métricas de rendimiento de RPA, podremos demostrar dónde tiene mayor impacto RPA, planificar la iteración futura y realizar un seguimiento del retorno de la inversión (ROI).

Aquí, describiremos 7 métricas de rendimiento que puedes usar para comenzar a crecer y escalar RPA en tu organización.

 

1. Aumento de la precisión

Los humanos cometemos errores. El agotamiento, la complejidad de un proceso o el aburrimiento que conlleva realizar trabajos manuales y repetitivos hace que merme nuestra concentración.

Antes de RPA, la inexactitud era un coste operativo aceptado que producía datos incorrectos y retrabajos. Con RPA, estos errores se pueden eliminar.

Para realizar un seguimiento de la precisión:

  1. Medir la cantidad de trabajo que normalmente debe rehacerse debido a un error humano.
  2. Medir la cantidad de trabajo que debe rehacerse después de implementar RPA.
  3. Comparar la cantidad de reelaboración necesaria. Cada vez que no es necesario rehacer el trabajo, estamos ahorrando tiempo y dinero.

 

2. Tiempo de inactividad

Los robots trabajan 365/7/24, no duermen, no comen, no se van de vacaciones… Su tiempo de inactividad será mucho menos significativo que el de los humanos. Ocasionalmente, necesitarán desconectarse para implantar parches, actualizaciones o realizar nuevos desarrollos.

Cómo medir el tiempo de inactividad:

  1. Aislar el proceso a estudiar antes y después de RPA.
  2. Realizar un seguimiento del tiempo de inactividad que tus empleados necesitan para poder completar el proceso.
  3. Realizar un seguimiento de cuánto tiempo de inactividad, si corresponde, requiere el robot para completar el mismo proceso.

 

 3. Grado de compromiso de empleados

Para medir el grado de compromiso de los empleados, se deben evaluar 2 conceptos: la satisfacción y la tasa de retención. Con esta métrica se demuestran los efectos de la automatización en términos humanos. Si la RPA genera un efecto claro y positivo en las personas, se podrá extender fácilmente al resto de la organización.

Para medir la satisfacción de los empleados a corto plazo, es necesario realizar un seguimiento de la satisfacción del personal. Hay que concentrarse en los departamentos que sufrirán más cambios debido a RPA y encuestar a los empleados para conocer su grado de satisfacción respecto a sus roles y cargas de trabajo antes y después de RPA.

Idealmente, encontraremos una creciente satisfacción a medida que los robots eliminen el trabajo manual. Cuanto más podamos reasignar el tiempo de los empleados a tareas de mayor valor, más probable será que aumente su satisfacción.

La satisfacción del empleado es la métrica más dependiente de la estrategia de comunicación y gestión del cambio. Algunos empleados desconfiarán de RPA y tendrán miedo a perder su puesto de trabajo, de ahí la necesidad de elaborar un plan de comunicación claro para garantizar que todos entiendan cómo y por qué cambian sus roles.

A mayor satisfacción, menor rotación. Un estudio del Center for American Progress demostró que el coste medio de rotación es del 21% del salario anual de un empleado. La pérdida de empleados y la necesidad de encontrar un candidato, su contratación y capacitación tiene un coste muy alto.

Los puestos de trabajo con más tareas repetitivas también tienen las tasas de rotación más altas. RPA puede mejorar la retención de los empleados al eliminar o facilitar este tipo de tareas, permitiendo a estos empleados realizar labores más importantes y críticas para el negocio.

Para medir la tasa de retención se debe calcular la retención de los empleados más cercanos a los efectos de la automatización. Incluir los departamentos donde los roles han cambiado más y los departamentos donde los empleados tienen que operar robots con mayor frecuencia o interactuar con los resultados del robot.

 

4. Tiempo de ejecución del proceso

El tiempo de ejecución del proceso es el tiempo total que lleva completar un proceso. Con los robots de software trabajando como asistentes de las personas, los procesos se ejecutan mucho más rápido.

Para calcular el tiempo de ejecución ganado:

  1. Medir la velocidad de los procesos antes y después de su implementación de RPA.
  2. Calcular velocidades promedio durante distintos intervalos de tiempo, como estaciones y plazos, para obtener estimaciones precisas.
  3. Tener en cuenta el trabajo que los robots realizan «fuera de horario» que las personas no pueden hacer.

Si realiza un seguimiento del tiempo que lleva procesar manualmente un proceso, se pueden estimar las mejoras en el tiempo promedio de ejecución de dicho proceso.

 

5. Número de nuevos proyectos emprendidos.

RPA proporciona aumentos de productividad al hacerse cargo de las tareas manuales que los humanos solían hacer, al hacerlas más rápido y mejor. Las personas liberadas del trabajo manual pueden dedicar más tiempo a otras tareas que agregan más valor y pueden realizar nuevos proyectos más complejos que requieren más creatividad humana y resolución de problemas.

Para medirlo:

  1. Antes de la automatización, en un periodo determinado, medir la cantidad de trabajo realizado y la cantidad de proyectos nuevos que los empleados pueden comenzar.
  2. Después de implementar RPA, contar la cantidad de proyectos nuevos que realizan los empleados.

Cumplir con esta métrica requerirá el diseño, la planificación y la asignación de nuevas tareas que los empleados puedan hacer.

 

6. Ahorro de mano de obra manual

Después de automatizar un proceso y liberar a los empleados del trabajo manual necesario para ejecutarlo, se pueden medir los costes laborales ahorrados. Este ahorro se puede contabilizar tanto en equivalentes a tiempo completo (FTE), como en costes de contratación, capacitación y salario.

 

7. Herramientas reemplazadas

Antes de implementar un sistema RPA, es necesario hacer un inventario con las herramientas necesarias para completar un proceso dado. Aproximar el coste de cada herramienta antes de RPA, incluyendo tarifas de licencia, coste de mantenimiento y desarrollo, y recursos dedicados a capacitar a los empleados para usar estas herramientas.

Una plataforma RPA tendrá los mismos tipos de coste pero debido a que puede operar robots de manera centralizada en lugar de máquinas individuales, esos costes serán más bajos.

 

Evaluación RPA  

Una vez establecidas las métricas de rendimiento de RPA, podemos medir el progreso hacia nuestros objetivos. Estas métricas pueden contribuir a una evaluación general del ROI.

Si aún estás en una época temprana de implantación o estás pensando en empezar y te gustaría saber qué beneficios obtendrías, puedes calcular rápidamente el ahorro que te puede proporcionar un empleado digital con nuestra calculadora RPA.