Los Departamentos de Personas y Talento en las empresas deben realizan diferentes gestiones con los empleados, desde que se captan e incorporan a la empresa hasta el momento que salen de ella.

En empresas de cierto volumen, tanto en número de empleados como de candidatos presentados a ofertas de trabajo, existen procesos con tareas basadas en reglas totalmente repetitivas y por tanto automatizables que pueden proporcionar muchísima agilidad y eficiencia a estos departamentos para que presten un mejor servicio a otros departamentos de la empresa.

Explicamos a continuación algunos casos reales que pueden servir de referencia a integrantes de estos departamentos y cómo la automatización robótica de procesos puede ayudar a gestionarlos liberando tiempo, acelerando esos procesos y reduciendo errores:

 

1. Preselección de candidatos

En empresas de medio/gran tamaño, donde existe una gran base de datos de candidatos en los procesos de selección, la publicación de nuevas ofertas y filtro de los candidatos genera una serie de tareas que consumen mucho tiempo hasta convocar entrevistas con los candidatos ideales:

  • Recopilar lista de candidatos en las bases de datos existentes.
  • Contrastar y filtrar candidatos con los requisitos con las ofertas de trabajo presentadas.
  • Revisar la información de candidatos entrevistados (histórico) y contrastar.
  • Confeccionar una lista ordenada de perfiles para entrevistar
  • Seleccionar el mejor candidato

Este proceso, en empresas que publican ofertas de trabajo con mucha frecuencia y que recibe muchos candidatos, puede generar problemas de retraso a la hora de dar respuesta al departamento o personas solicitantes.

Una forma de agilizar el proceso es automatizando estas tareas o parte de ellas con un robot de software reduciendo considerablemente el tiempo dedicado para realizarlas y encontrar el candidato ideal. Puede conectarse a los portales de selección internos o en Internet, descargar el perfil de candidatos a una excel, contrastar características con el puesto ofertado y generar un listado en una excel de los candidatos idóneos.

 

2. Incorporación y baja de empleados

En empresas con mucha rotación de personas, como puede ser una empresa de servicios de seguridad, hospitales, construcción, turismo, etc., en sus procesos de incorporación y baja de empleados, necesitan acceder a su sistema de gestión de RRHH para dar de alta el empleado y posteriormente deben notificar al estado la incorporación o baja del empleado.

Estas tareas del proceso requieren prácticamente el 100% de varias personas que necesitan, en base a un email de entrada, realizar el alta o baja de forma manual y registrar el personal lo antes posible.

Un robot de software implementado para este fin realizará las siguientes tareas:

  • Acceder a la aplicación de RRHH para completar la ficha del empleado.
  • En el caso que de ser un empleado existente simplemente actualiza la información añadiendo el nuevos tramos de fechas a la ficha del empleado. En el caso de una baja simplemente actualiza el estado de baja en la fecha correspondiente.
  • Posteriormente accede a la web de la Seguridad Social para indicar el nuevo estado del afiliado.
  • Por último accede al Servicio de Empleo para notificar el alta/baja.

Estas tareas se pueden realizar de forma desatendida (sin presencia de empleados) por un robot a partir de plantillas debidamente preconfiguradas que sirvan de entrada para el robot y se generen desde el departamento de contratación.

El robot permitirá ahorrar tiempo de ejecución de proceso, además de requerir un menor número de personas ejecutando este proceso en la mayoría de los casos. Las personas responsables permanecerán para resolver situaciones complejas, sin reglas claras definidas o con mucha decisión humana, que para las que el robot no esté configurado.

 

3. Pago de nóminas

En el proceso de pago de nóminas, los datos incorrectos en las bases de datos por desfase de información, errores humanos en el envío de la información y retrasos son algunos de los retos que los departamentos de recursos humanos de las empresas de mediano y gran tamaño, por el gran volumen de información que gestionan, deben mitigar. Por naturaleza estas tareas suelen ser tareas manuales y repetitivas.

En grandes empresas con muchos empleados existen personas de los departamentos de RRHH exclusivamente dedicados a este tipo de tareas, que incluso no pueden abandonar el puesto en determinadas fechas (como puede ser final y principio de cada mes) y les hace dependientes de ellas suponiendo un riesgo su ausencia durante estos periodos (vacaciones, enfermedad, permisos, etc.)

Un robot de software se puede configurar para realizar estas pequeñas tareas completando el proceso de pago:

  • Revisando la información del sistemas comprobando que sea la correcta
  • Enviar el pago en la fecha determinada para cada trabajador.
  • Calcular la cantidad correcta a pagar según regulaciones.

El empleado percibe la mejora del proceso de recepción de su nómina, sin errores y el departamento de RRHH consigue estabilidad atendiendo a situaciones extraordinarias a las que actualmente no puede dedicar el tiempo necesario, liberando carga y presión sobre los integrantes de estos departamentos.

 

4. Soporte y supervisión a empleados

Algunos sistemas de gestión de ausencias o de control presencial son complicados y su uso no es muy amigable para los empleados, por lo que suelen inducir a equivocaciones y olvidos.

Los departamentos de recursos humanos deben realizar revisiones periódicas de la información volcada en estos sistemas consumiendo un tiempo de su jornada laboral directamente proporcional al número de empleados en la compañía:

  • Para normalizar y estabilizar la información del empleado,.
  • Revisar condiciones respecto a información contractual (horas extra, horarios, días festivos).
  • Ajustes según regulaciones (estatutos, convenios)

En algunos casos, por falta de tiempo o personas, estas tareas pueden dejar de realizarse con la frecuencia necesaria suponiendo un problema para otros procesos.

Mediante RPA se pueden realizar robots que validen la información ejecutando las tareas anteriormente citadas generando:

  • informes de control de fraude (cruzando información del control presencial con el registro de uso de las aplicaciones)
  • alertas para avisar de información inconsistente o errónea

El robot ofrece seguridad a la empresa y al departamento de RRHH garantizando la ejecución de forma automática en todo momento de esta tarea.

 

5. Creación de horarios de personal

Los departamentos de RRHH de grandes empresas que cuentan con miles de empleados (por ejemplo del sector retail) deben crear con cierta antelación los horarios de sus empleados. Esta tarea en algunos casos es un trabajo que se reparte para ser cumplimentado de forma manual por los responsables/coordinadores de cada sede geográfica.

Esta tarea debe asegurar y prever que los puestos de trabajo no queden vacantes y den el servicio adecuado. En definitiva, requiere mucha atención y tiempo para cruzar con información de diferentes fuentes y generar el informe final teniendo en cuenta:

  • Condiciones laborales de cada empleado (jornada continua, discontinua, reducida, trabajo temporal, disponibilidad fines de semana, etc)
  • Días laborables por ley según Comunidad Autónoma
  • Periodos especiales (Navidad, Fines de semana, días previos a acontecimientos deportivos, etc.)
  • Otros

Un robot de software puede realizar la mayoría de estas tareas de forma centralizada basándose en reglas específicas de la compañía enviando el informe final a cada coordinador para que simplemente lo tenga que revisar y validar o ajustar según condiciones especiales de su departamento.

El robot puede reducir hasta en un 80% el tiempo de cálculo de esta tarea que repercute directamente en el departamento de RRHH ganando tiempo e independencia. Un beneficio adicional es que podría ejecutarse con más frecuencia de la actual sin interferir en el trabajo diario de los empleados manteniendo información más consistente en el tiempo.

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